PERENCANAAN
Disusun untuk memenuhi tugas mata kuliah
MANAJEMEN
PENDIDIKAN
Disusun oleh:
RUDINI
HARTO
NIM
: 11.2.3.012
Tarbiyah
Pai 1, Semester 5
Dosen pembimbing:
SHINTA
NENTO, M.Pd
SEKOLAH TINGGI AGAMA ISLAM NEGERI
(STAIN) MANADO
2013
BAB
I
PENDAHULUAN
A.
Latar
Belakang
Setiap
organisasi perlu melakukan suatu perencanaan dalam setiap kegiatan
organisasinya, baik perencanaan produksi, perencanaan rekrutmen karyawan baru,
program penjualan produk baru, maupun perencanaan anggarannya. Perencanaan (planning)
merupakan proses dasar bagi organisasi untuk memilih sasaran dan menetapkan
bagaimana cara mencapainya. Oleh karena itu, perusahaan harus menetapkan tujuan
dan sasaran yang hendak dicapai sebelum melakukan proses-proses perencanaan.
Perencanaan
diperlukan dan terjadi dalam berbagai bentuk organisasi, sebab perencanaan ini
merupakan proses dasar manajemen di dalam mengambil suatu Keputusan dan
tindakan. Perencanaan diperlukan dalam jenis kegiatan baik itu kegiatan
organisasi, perusahaan maupun kegiatan di masyarakat, dan perencanaan ada dalam
setiap fungsi-fungsi manajemen, karena fungsi-fungsi tersebut hanya dapat
melaksanakan keputusan-keputusan yang telah ditetapkan dalam perencanaan.
Perencanaan
merupakan tahapan paling penting dari suatu fungsi manajemen, terutama dalam
menghadapi lingkungan eksternal yang berubah dinamis. Dalam era
globalisasi ini, perencanaan harus lebih mengandalkan prosedur yang rasional
dan sistematis dan bukan hanya pada intuisi dan firasat (dugaan).
Pokok pembahasan pada makalah ini berfokus pada
elemen-elemen tertentu dari proses perencanaan dan proses yang sangat
berhubungan dengan pemecahan masalah dan pengambilan keputusan. Kemudian
memperkenalkan konsep perencanaan dan menyajikan sejumlah pendekatan untuk mengefektifkan
perencanaan dari berbagai jenis.
Dalam manajemen, perencanaan adalah proses mendefinisikan
tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan
mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Perencanaan merupakan proses
terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi
lain pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan tak akan dapat berjalan.
B.
Rumusan Masalah
Dari
uraian latar belakang di atas dapat ditarik beberapa rumusan masalah, yaitu:
- Apa pengertian perencanaan ?
- Apa saja macam-macam perencanaan ?
- Hambatan apa saja yang ada dalam perencanaan dan bagaimana cara mengatasinya ?
C.
Tujuan
Sesuai
dengan masalah yang dihadapi maka makalah ini bertujuan untuk :
1.
Mengetahui pengertian perencanaan
2.
Mengetahui macam-macam perencanaan
3.
Mengetahui apa saja hambatan yang ada dalam perencanaan dan cara mengatasinya.
BAB II
PEMBAHASAN
A.
Pengertian
Perencanaan
Perencanaan
secara garis besar diartikan sebagai proses mendefinisikan tujuan organisasi,
membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas
kerja organisasi. Pada dasarnya yang dimaksud perencanaan yaitu memberi jawaban
atas pertanyaan-pertanyaan apa (what), siapa (who), kapan (when),
di mana (where), mengapa (why), dan bagaimana (how). Jadi
perencanaan yaitu “proses dasar yang digunakan untuk memilih tujuan dan
menentukan cakupan pencapaiannya”.[1].
Rencana dapat berupa rencana informal atau secara formal. Rencana informal
adalah rencana yang tidak tertulis dan bukan merupakan tujuan bersama anggota
suatu organisasi. Sedangkan rencana formal adalah rencana tertulis yang harus
dilaksanakan suatu organisasi dalam jangka waktu tertentu. Rencana formal
adalah merupakan bersama anggota korporasi, artinya setiap anggota harus
mengetahui dan menjalankan rencana itu. Rencana formal dibuat untuk menciptakan
kesepahaman tentang apa yang harus dilakukan.
“Suatu
perencanaan adalah suatu aktivitas integratif yang berusaha memaksimumkan
efektivitas seluruhnya dari suatu organisasi sebagai suatu sistem, sesuai
dengan tujuan yang ingin di capai”.[2]
Berdasarkan
definisi tersebut, perencanaan minimum memiliki tiga karakteristik berikut:
1. Perencanaan
tersebut harus menyangkut masa yang akan datang
2. Terdapat
suatu elemen identifikasi pribadi atau organisasi, yaitu serangkaian tindakan di
masa yang akan datang dan akan di ambil oleh perencana
3. Masa
yang akan datang, tindakan dan identifikasi pribadi, serta organisasi merupakan
unsur yang amat penting dalam setiap perencanaan.[3]
B.
Proses Perencanaan
Sebelum
para manajer dapat mengorganisasi, memimpin, atau mengendalikan, terlebih
dahulu mereka harus membuat rencana yang memberikan arah pada setiap kegiatan
organisasi. Pada tahap perencanaan para manajer menentukan apa yang akan
dikerjakan, kapan akan mengerjakan, bagaimana mengerjakannya, dan siapa yang
akan mengerjakannya.
“Perencanaan
sebagai suatu proses adalah suatu cara yang sistematis untuk menjalankan suatu
pekerjaan, dalam perencanaan terkandung suatu aktivitas tertentu yang saling
berkaitan untuk mencapai hasil tertentu yang diinginkan”[4]
Kebutuhan
akan perencanaan ada pada semua tingkatan manajemen dan semakin mengikat pada
tingkatan manajemen yang lebih tinggi, di mana perencanaan itu mempunyai
kemungkinan dampak yang paling besar pada keberhasilan organisasi. Pada
tingkatan top manajer pada umumnya mencurahkan hampir semua waktu
perencanaannya jauh ke masa depan dan pada strategi-strategi dari seluruh
organisasi. Manajer pada tingkatan yang lebih rendah merencanakan terutama
untuk subunit mereka sendiri dan untuk jangka waktu yang lebih pendek.
Terdapat
pula beberapa variasi dalam tanggung jawab perencanaan yang tergantung pada
ukuran dan tujuan organisasi dan pada fungsi atau kegiatan khusus manajer.
Organisasi yang besar dan berskala internasional lebih menaruh perhatian pada
perencanaan jangka panjang daripada perusahaan lokal. Akan tetapi pada umumnya
organisasi perlu mempertimbangkan keseimbangan antara perencanaan jangka
panjang maupun perencanaan jangka pendek. Karena itu penting bagi para manajer
untuk mengerti peranan perencanaan secara keseluruhan.
Menurut
T. Hani Handoko (1999) kegiatan perencanaan pada dasarnya melalui empat tahap
sebagai berikut :
1.
Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan
2.
Merumuskan keadaan saat ini
3.
Mengidentifikasikan segala kemudahan dan hambatan
4.
Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan[5]
C.
Alasan Perlunya Perencanaan
Salah
satu maksud dibuat perencanaan adalah melihat program-program yang dipergunakan
untuk meningkatkan kemungkinan pencapaian tujuan-tujuan di waktu yang akan
datang, sehingga dapat meningkatkan pengambilan Keputusan yang lebih baik. Oleh
karena itu, perencanaan organisasi harus aktif, dinamis, berkesinambungan dan
kreatif, sehingga manajemen tidak hanya bereaksi terhadap lingkungannya, tapi
lebih menjadi peserta aktif dalam dunia usaha. Ada dua alasan dasar perlunya
perencanaan :
1.
Untuk mencapai “protective benefits” yang dihasilkan dari pengurangan
kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pembuatan Keputusan.
2.
Untuk mencapai “positive benefits” dalam bentuk meningkatnya sukses
pencapaian tujuan organisasi.
Beberapa manfaat perencanaan adalah
:
1.
Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan
lingkungan
2.
Memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas
3.
Membantu penempatan tanggung jawab lebih tepat
4.
Memberikan cara pemberian perintah untuk beroperasi
5.
Memudahkan dalam melakukan koordinasi di antara berbagai bagian organisasi
6.
Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami
7.
Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti
8.
Menghemat waktu, usaha, dan dana.
Beberapa kelemahan perencanaan
adalah :
1.
Pekerjaan yang tercakup dalam perencanaan mungkin berlebihan pada kontribusi
nyata
2.
Perencanaan cenderung menunda kegiatan
3.
Perencanaan mungkin terlalu membatasi manajemen untuk berinisiatif dan
berinovasi
4.
Kadang-kadang hasil yang paling baik didapatkan oleh penanganan setiap masalah
pada saat masalah tersebut terjadi
5.
Ada beberapa rencana yang diikuti cara-cara yang tidak konsisten
D.
Hubungan Perencanaan dengan Fungsi Lain
Perencanaan
adalah fungsi yang paling dasar dari fungsi manajemen lainnya. Fungsi
perencanaan dan fungsi-fungsi serta kegiatan manajerial lainnya adalah saling
berhubungan saling tergantung dan berinteraksi.
Pengorganisasian
(organizing) adalah perencanaan untuk menunjukkan cara dan perkiraan
bagaimana mengorganisasikan sumber daya-sumber daya organisasi untuk mencapai
efektivitas paling tinggi.
Pengarahan
(directing) adalah perencanaan untuk menentukan kombinasi paling baik
dari sumber daya-sumber daya yang diperlukan untuk mengarahkan, mempengaruhi
dan memotivasi karyawan.
Pengawasan
(controlling) adalah perencanaan dan pengawasan yang saling berhubungan
erat. Pengawasan bertindak sebagai kriteria penilaian pelaksanaan kerja
terhadap rencana.
E.
Macam-Macam Perencanaan
Macam-macam perencanaan dalam
pengantar manajemen dibagi menjadi 2 yaitu :
1.
Perencanaan organisasi
Perencanaan
ini terdiri dari:
a.
Perencanaan strategis
Rencana strategis yaitu rencana yang
dikembangkan untuk mencapai tujuan strategis. Tepatnya, rencana strategis
adalah rencana umum yang mendasari Keputusan alokasi sumber daya, prioritas,
dan langkah-langkah tindakan yang diperlukan untuk mencapai tujuan strategis.
b.
Perencanaan taktis
Adalah rencana ditujukan untuk
mencapai tujuan taktis, dikembangkan untuk mengimplementasikan bagian tertentu
dari rencana strategis. Rencana strategis pada umumnya melibatkan manajemen
tingkat atas dan menegah dan jika dibandingkan dengan rencana strategis,
memiliki jangka waktu yang lebih singkat dan suatu fokus yang lebih spesifik
dan nyata
c.
Perencanaan operasional
Adalah rencana yang menitikberatkan
pada perencanaan rencana taktis untuk mencapai tujuan operasional. Dikembangkan
oleh manajer tingkat menegah dan tingkat bawah, rencana operasional memiliki
fokus jangka pendek dn lingkup yang relatif lebih sempit. Masing-masing rencana
operasional berkenaan dengan suatu rangkaian kecil aktivitas. Kami menjelaskan
perencanaan dengan lebih mendekati pada bagian selanjutnya.
2.
Perencanaan kontinjensi
Jenis
perencanaan lain yang juga penting adalah perencanaan kontinjensi (contingency
planning) yaitu penentuan serangkaian tindakan alternatif jika suatu rencana
tindakan secara tidak terduga terganggu atau dianggap tidak sesuai lagi.
F.
Hambatan dalam
Penetapan, Tujuan dan Perencanaan
1.
Tujuan yang Tidak Tepat
Tujuan yang tidak tepat mempunyai
banyak bentuk. Membayar deviden yang besar kepada pemegang saham mungkin tidak
jika dananya didapatkan dengan mengorbankan penelitian dan pengembangan tujuan
mungkin juga tidak tepat jika tujuan tersebut tidak dapat dicapai. Jika Kmart
menetapkan tujuan untuk memperoleh lebih bayak pendapatan dibanding Wal-Mart
tahun depan, karyawan perusahaan mungkin. Tujuan juga tidak tepat jika tujuan
itu menepatkan terlalu banyak penekanan pada ukuran kuantitatif maupun
kualitatif dari keberhasilan.
2.
Sistem Penghargaan yang Tidak Tepat
Dalam beberapa lingkungan, sistem
penghargaan yang tidak tepat merupakan hambatan dalam penetapan tujuan dan
perencanaan
3.
Lingkungan yang Dinamis dan Kompleks
Sifat dari suatu lingkungan
organisasi juga merupakan hambatan bagi penetapan tujuan dan perencanaan yang
efektif. Perubahan yang cepat, inovasi teknologi, dan persaingan yang ketat
juga dapat meningkatkan kesulitan bagi suatu organisasi untuk secara akurat
mengukur kesempatan dan ancaman di masa mendatang
4.
Keengganan untuk Menetapkan Tujuan
Hambatan lain terhadap perencanaan
yang efektif adalah tujuan bagi mereka sendiri dan untuk unit-unit yang
merupakan tanggung jawab mereka. Alasan untuk ini mungkin adalah kurangnya rasa
percaya diri atau takut akan kegagalan. Jika seorang manajer menetapkan suatu
tujuan spesifik, ringkas, dan berhubungan dengan waktu, maka apakah ia mencapai
atau tidak mencapai tujuan tersebut akan tampak nyata. Manajer yang secara
sadar atau tidak sadar berusaha untuk menghindari tingkat tanggung jawab ini
lebih mungkin untuk menghindari usaha perencanaan organisasi. Pfizer, suatu
perusahaan farmasi besar, mengalami masalah karena manajernya tidak menetapkan
tujuan untuk penelitian dan pengembangan. Sebagai akibatnya, organisasi
tersebut jauh tertinggal di belakang karena manajer tidak memiliki cara untuk
mengetahui seberapa efektif usaha penelitian dan pengembangan mereka
sebenarnya.
5.
Penolakan terhadap Perubahan
Hambatan lain dalam menetapkan
tujuan dan perencanaan adalah penolakan terhadap perubahan. Perencanaan pada
intinya terkait dengan perubahan sesuatu dalam organisasi. Avon Products hampir
membuat dirinya sendiri bangkrut beberapa tahun yang lalu karena perusahaan
bersikeras melanjutkan kebijakan pembayaran deviden yang besar kepada para
pemegang sahamnya. Ketika laba mulai turun, manajer menolak memotong deviden
dan mulai melakukan pinjaman untuk membayar deviden tersebut. Hutang perusahaan
meningkat dari $3 juta menjadi $1,1 miliar dalam waktu delapan tahun. Pada
akhirnya, manajer terpaksa menyelesaikan masalah dan memotong deviden.
6.
Keterbatasan
Keterbatasan (constraints) yang
membatasi apa yang dapat dilakukan organisasi merupakan hambatan utama yang
lain.
G.
Mengatasi Hambatan
1.
Pemahaman Maksud Tujuan dan Rencana
Salah
satu cara terbaik untuk memperlancar penetapan tujuan dan proses perencanaan
adalah dengan maksud dasarnya. Manajer seharusnya juga mengetahui bahwa
terdapat keterbatasan pada efektivitas penetapan tujuan dan pembuatan rencana.
Dan penetapan tujuan dan perencanaan yang efektif tidak selalu memastikan
keberhasilan, penyesuaian dan pengecualian diharapkan dari waktu ke waktu.
2.
Komunikasi dan Partisipasi
Meskipun
mungkin dibuat pada tingkat tinggi, tujuan dan rencana tersebut harus
dikomunikasikan kepada pihak yang lain dalam organisasi. Setiap orang yang
terlibat dalam proses perencanaan seharusnya tahu landasan apa yang mendasari
strategi fungsional, dan bagaimana strategi-strategi tersebut diintegrasikan
dan dikoordinasikan. Orang-orang yang bertanggung jawab untuk mencapai tujuan
dan mengimplementasikan rencana harus didengar pendapatnya dalam
mengembangkan strategi tersebut. Setiap orang hampir selalu memiliki informasi
yang berharga untuk disumbangkan / dan karena mereka yang akan
mengimplementasikan rencana / keterlibatan mereka sangat penting orang biasanya
lebih berkomitmen pada rencana yang pembentukannya mereka bantu .bahkan ketika
suatu organisasi agar bersifat sentralistis atau menggunakan staf perencanaan,
manajer dari berbagai tingkat dalam organisasi seharusnya dilibatkan dalam
proses perencanaan.
3.
Konsistensi/revisi/dan pembaruan
Tujuan
seharusnya konsisten baik secara horizontal maupun secara vertikal .konsistensi
horizontal berarti bahwa tujuan seharusnya konsisten di seluruh
organisasi / dari satu departemen ke departemen lainnya. Konsistensi
vertikal berarti bahwa tujuan seharusnya konsisten dari atas
hingga ke bawah organisasi : tujuan strategis, taktis, dan operasional harus
selaras. Karena penetapan tujuan dan perencanaan merupakan proses yang dinamis,
tujuan dan perencanaan juga harus direvisi dan diperbarui secara berkala.
Banyak organisasi melihat perlunya merevisi dan memperbarui dengan frekuensi
yang semakin sering.
4.
Sistem Penghargaan yang Efektif
Secara
umum, orang seharusnya diberi penghargaan baik karena menetapkan tujuan dan
rencana yang efektif, maupun karena berhasil mencapainya. Karena kegagalan
terkadang berasal dari faktor-faktor di luar pengendalian manajemen, orang
seharusnya dipastikan bahwa kegagalan dalam mencapai tujuan tidak akan selalu
memiliki konsekuensi hukuman.
BAB
III
PENUTUP
1.
Kesimpulan
Perencanaan
merupakan tahapan paling penting dari suatu fungsi manajemen, terutama dalam
menghadapi lingkungan eksternal yang berubah dinamis. Dalam era globalisasi
ini, perencanaan harus lebih mengandalkan prosedur yang rasional dan
sistematis, bukan hanya pada intuisi 8 dugaan.
Dalam
perencanaan terdiri dari macam-macam perencanaan, yaitu perencanaan organisasi
dan perencanaan kontijensi. Perencanaan organisasi terbagi menjadi 3 yaitu
perencanaan strategis, taktis dan operasional.
Suatu
perencanaan juga terdapat berbagai hambatan dalam penetapan tujuan. Hambatan
tersebut antara lain tujuan yang tidak tepat, sistem penghargaan yang tidak
tepat, penolakan terhadap perubahan dan keterbatasan.
2.
Saran
Sebaiknya
dalam mengambil Keputusan dan tindakan dalam berbagai bentuk organisasi
menggunakan proses dasar manajemen berupa perencanaan. Dalam sebuah perencanaan
perlu memperhatikan sifat rencana yang baik untuk mencapai hasil yang
diinginkan.
DAFTAR
PUSTAKA
Handoko, T. Hani.. Manajemen.
(Yogyakarta, BPFE, 1999).
Griffin. Pengantar Manajemen.
(Jakarta, Penerbit Erlangga, 2003).
Amirullah & Rindyah Hanafi, Pengantar
Manajemen, (Yogyakarta , Graha Ilmu, 2002).
M.A. Mukhyi, Pengantar Manajemen
Umum, (Jakarta, Gundarma, 1995).
Sondang P. Siagian MPA, Fungsi-fungsi
Manajemen, (Jakarta, Bumi Aksara, 1996).
Sukanto Reksohadiprodjo, Dasar-dasar
Manajemen, (Yogyakarta, BPFE, 1986).
Andi Makkulau, Analisis Kebijakan
Publik dan Perencanaan Pendidikan, (Makassar, UNM, 2004).
Atmodiwirio, Soebagio, Manajemen
Pendidikan Indonesia. (Jakarta: PT Ardadizya. 2001). Cet. II.
Fattah, Nanang, Landasan
Manajemen Pendidikan, (Bandung, PT Remaja Rosdakarya, 2001). Cet. V.
Dr. H.B. Siswanto, M.Si, Pengantar
Manajemen, (Jakarta, Bumi Aksara, 2005)
Tidak ada komentar:
Posting Komentar